曹晓峰：大型商务活动项目执行中的团队管理 摘要：现如今越来越多的大型商务活动采用项目管理,而项目团队的组建是项目管理的基础,高效的项目团队是项目管理成功的必要条件。但是在实践中失败的例子却不胜枚举。从高效的项目团队以及现实中项目团队存在的问题出发,总结了大型商务活动项目团队构建中的关键点及其具体的解决方案。 关键词：大型商务活动；高效;项目团队;项目管理;构建项目管理论坛 一项活动项目管理者通常有一个团队作支持。随着活动项目的临近，团队的人员也曰益增加。一个团队的初期为12个人，一年后可能最终成为一个500人的大集体。这一现象被丸特夫勒称为“脉动型组织”，他用此词来描述不时增大和缩小的组织。这一称号特别适合来形容承办“澳大利亚网球公开冠军赛”的组委会。这个组委会每年都在一段较短的时间内发展壮大。第二个事例来自2000年奥运会。餐饮总监领导着自己的小团队在奥运会到来之前与食品供应商谈判：在奥运会开幕之前的一个月，他的团队发展到200多人(包括志愿者)，而全体成员已经只有一次在一起进行培训的机会了! 我们以前提到过承办商，值得注意的是活动项目管理者要与不同的承办商接触，他们包括： ●活动项目地点的经理； ● 舞台经理； ●灯光，音响和视听设备公司； ●装潢师和插花师； ●表演家； ●就业机构； ●租赁公司； ●公共关系和市场顾问； ●保安公司； ●餐饮公司； ●保洁公司； ●入场券印刷发行人； ● 印刷厂。 对于某些活动，管理者还要与从地方到联邦的各个层面的政府机构联系。地方委员会负责活动项目的计划和批准。州政府负责提供交通和治安的保障。联邦政府为接待国际名人而提供礼仪建议。 　　项目管理的出现,为现代企业管理提供了新的组织和管理模式。华谊兄弟集团目前已发展成为中国电影业的大亨,其旗下有很多炙手可热的明星,在一次采访中,华谊兄弟的董事长王中军介绍说每年都有几个一工程:一部电影、一个演员、一个歌手之类的。其实电影的制作就是项目管理的最好的应用,华谊兄弟的贺岁片《手机》、《天下无贼》、《集结号》等每年都会成为全中国的热点话题,这些贺岁片的成功是依赖一个项目团队的成功运作,这其中包括导演、演员、制片、投资者等的投入工作。就一个项目而言,资金、技术、设备、环境等因素是必不可少的,但人的因素更不容忽视。项目预期目标能否实现,取决于是否存在一个高效的项目团队。 一、项目团队的含义及运行现状 ⒈ 目团队的含义。 项目团队是由为数不多的、相互之间技能互补、具有共同信念和价值观、原以为共同的目的和业绩目标而奋斗的一群成员组成的群体;群体成员间通过相互的沟通、信任和承担责任,产生群体的协作效应,从而获得比个体成员绩效总和更大的团队绩效;他们可能来自于不同的职能部门或不同的组织;而且,项目团队是一个临时性的团队,它将随项目任务的完成而终结或解散。项目管理论坛 　　笔者认为,一个高效的项目团队,可以从三个方面来描述:一是团队本身,项目团队有清晰的目标、流畅的沟通渠道、积极的企业文化及高度的凝聚力;二是团队成员,项目团队成员在技能、气质等方面互补,对团队的目标、各自的角色、职责和权力有清楚地认识;三是团队所处的环境,即团队外部,包括企业管理层或其他组织的支持,当然,这种支持也需要团队及其成员的争取。 ⒉ 目团队的运行现状。 某咨询集团所作的一份研究报告声称来自财富一百强企业的179个团队中只有13%被认为是有效的。因此,研究项目团队的有效构建,是有现实意义的。 　　在实践中,项目团队暴露出的问题如下:团队目标不明确;团队成员角色和职责不明确;团队成员缺乏工作热情与投入;团队内部缺乏沟通;项目经理领导工作不力;项目团队成员的流动;团队成员的不良行为……本文将围绕这些问题,以此为出发点,阐述在项目团队的构建过程中的关键点。 二、大型商务活动高效的项目团队构建过程中的关键点 　　根据前述的项目团队普遍存在的问题,以及理想的项目团队所具有的特征,对比二者的差距,笔者总结了项目团队构建过程中的一些关键点,具体如下: ⒈ 大型商务活动项目经理。 一个项目在确定之初,肯定也伴随着项目经理的指定。项目团队的成员大多数也是项目经理选择和招募的。在整个项目管理中,项目经理担任的是领头羊的角色,项目经理在该项目中是管理的最高层,他需要关心项目中涉及的许多问题:资金、人员、实施过程、与投资商和企业管理层的关系等。 成功的项目经理至少具备以下的人格特征: (1)诚信。俗话说“上梁不正下梁歪,中梁不正倒下来。”这就要求项目经理率先垂范,首先从自己做起,带头实践自己提出的诚心道德规范要求,做到言行一致,才有感召力、约束力、驱动力。 (2)帮助别人成功。一个只想自己成功的领导是不可能成为一个好领导的,愿意看到别人成功并真诚的帮助别人成功,是一个领导所必须具备的基本素质。 (3)服从。人们常说,不懂得服从,就不知道领导。因为,在组织权力链中,领导与被领导总是相对的。不懂得服从,也难使别人服从于你。 (4)意志坚定,不怕困难。项目实施过程中会遇到许多意想不到的困难,此时,作为项目经理,最重要的就是具有顽强的意志力,有一种不达目的誓不罢休的气概,这种意志力是提高团队士气最重要的因素。 　　以上四个方面是属于品质方面,这是对于项目经理最基本的要求。当然,作为项目经理,他还必须具备管理能力、学习能力、沟通能力等,以便可以顺利地进行一系列的项目管理。 ⒉ 大型商务活动项目团队角色、成员人格的平衡。 项目的成功需要项目团队成员之间的密切写作,而项目团队成员之间密切协作的基础是他们之间能够形成良好的人际关系,在性格上能够互补,在团队角色上能够和谐。 　　角色是一个心理学概念。组织中各种职务和职位都伴随着旁观者和角色担任者自身的一些预测,这些预测就是角色的定义。团对角色指的是团队成员为了推动整个团队的发展而与其他成员交往是表现出来的方式。人格,包括个性倾向和个性心理特征两个方面,前者包括人的需要、动机、兴趣和信念等,决定着人对现实的态度、趋向和选择;后者包括人的能力、气质和性格,决定着人的行为方式上的个人特征。 在一个项目团队中,团队成员在个性、才能方面各异,项目经理面临的一大挑战就是正确识别团队成员的个性,给他们分配到适合的岗位上,重要的配以恰当的角色。因此,项目经理在分配和平衡角色时应注意以下几点:(1)注意团队成员的人格特征与团队角色倾向之间的和谐。没有绝对好的人格特征,也没有绝对好的团队角色,关键的问题是二者之间能否和谐。(2)注意团队角色与团队效能之间的平衡。团队的效能取决于团队成员内的各种相关力量,以及按照各种力量进行调整的程度。一个团队只有在具备了范围适当、平衡的团队角色时,才能发挥其技术资源和人力资源的效能。(3)团队角色的分配不是按照1∶1的比例分配的,可以有一些重叠。贝恩和希茨指出,每一个团队任务角色都必须由团队成员来承担。项目经理要么承担主要角色,要么确保把它们分配给团队成员,项目经理的部分职责就是为创造团队环境作准备,保证团队角色可以得到发展和落实。一个团队成员承担一种以上的角色,或者两个、两个以上的成员分担某一个角色都是可能的。 ⒊ 大型商务活动项目团队沟通。 基于项目团队的特殊性,有效的沟通是必须而且必要的。首先,项目团队的成员来自不同的部门、组织,相互之间少有合作。其次,成员之间在专业领域、知识水平、成长背景、经验、经历等方面存在诸多差异,对同一问题可能有不同的理解。第三,项目团队中的所有成员均须依赖和采纳别人的判断,项目的高效取决于成员的密切合作。因此,只有形成有效的沟通体系,成员间才能充分交流,分享信息,相互信任,互相支持。转自项目管理者联盟 　　沟通最重要的一点,就是事先对要沟通的内容进行计划,而不是在沟通时再决定。其次,在沟通选择的渠道方面,现如今随着计算机技术的应用,沟通的渠道也随之增加。另外,Milton曾提出“有效的沟通需要反馈”。沟通很像一个在接受到反馈之后才会有效的伺服系统,让信息表达的对象用自己的语言来重新叙述信息,可以使沟通得到改善。这样可以帮助收听者克服封闭思想。 　　有效的沟通可以让团队成员对项目目标形成清除一致的理解,可以帮助团队成员清楚地了解各自的职责和权利,可以降低团队的冲突。 ⒋ 大型商务活动团队文化。 文化是一个相对而言比较抽象的概念,文化是无形的,但事实上文化又无处不在,几乎每个组织都有属于自己的文化。古语有云:染乎黄则黄,染乎仓则仓。由此可见一般,文化的影响力是潜移默化的,但又是深刻的。 　　具体而言,项目团队文化,是指在团队驱动的项目内与人们的生活方式相联的一系列相互协同的共有的观念和信仰。项目团队文化一般受到以下几方面的影响:(1)企业环境;(2)价值观;(3)英雄人物或领导;(4)礼仪和范式。因此,项目经理在组建整个项目团队的过程中,要运用文化的力量,从以上四个影响因素出发,引导建立强有力的项目团队的文化。项目经理博客 　　文化的种类很多,文化的影响力是深入到精神层面的。项目经理应该根据项目的性质,主动地、有意识地创建项目所需要的团队文化。 三、结束语 　　项目团队的构建是一个很值得研究的领域,因为现在项目管理的应用越来越多,现代组织中运用到很多团队这种组织结构。如何才能使团队的运作更加顺畅,确实需要多加考虑。本文仅仅分析了以往的研究和调查,得出项目团队普遍存在的问题,针对这些问题,提出解决的建议。但是,在实践中团队的问题还很多,譬如冲突的解决、团队的规模等,都有进一步研究的必要。 因此，策划和组织大型商务活动并非易事，需要有专业的知识和借鉴成功举办过大型活动的专家的意见，以下是国内关于《大型商务活动全程策划、整合与执行》的最系统的培训课程，由著名商务策划专家曹晓峰教授主讲，本课程对大型商务活动的策划、组织、管理和实施等多个环节的要点做了详细的阐述，并针对大型活动项目管理、大型会议活动做了具体而深入的解析，还专门列举了各类大型活动成功举办的经验和案例，对涉及大型活动的组织与管理的人员起着非常重要而关键的指导作用。将为企业提供系统而全面的商务活动策划、整合和执行的各种理论与方法、操作与实务以及各种实战技巧。 附:曹晓峰老师主讲的《大型商务活动全程策划、整合与执行》课程纲要 一、课程背景： 随着全球政治、经济一体化时代的到来，国际性、地区性、行业性、企业自行组织的各类各样的大型活动越来越成为人们沟通、交流、宣传、公关、推广的重要手段和渠道。大型活动项目的策划、组织、管理和实施也就理所当然地成为政府、企业及各行各业都必须面对的一项重要工作。本课程对大型商务活动的策划、组织、管理和实施等多个环节的要点做了详细的阐述，并针对大型活动项目管理、大型会议活动做了具体而深入的解析，还专门列举了各类大型活动成功举办的经验和案例，对涉及大型活动的组织与管理的人员起着非常重要而关键的指导作用。 商务活动是企业整合市场资源、开展市场营销活动和提升企业文化建设的重要手段，企业市场营销活动、企业公关活动、企业广告宣传活动、企业品牌推广活动、企业展览展会活动、企业招商活动、企业节假日庆典活动、企业培训活动、企业商务考察活动、企业各类文化活动等各种商务活动越来越多。遗憾的是由于活动的策划者或组织者缺乏商务活动策划能力、商务活动的资源整合能力和执行控制手段欠缺，使得企业组织的大多数活动效果并不理想，有时劳命伤财效果却很差，有的甚至使得其反带来负面影响！如何使企业的各种商务活动举办得更有效率、更有价值、更有意义和更大产出呢？如何更加有针对性、策略性和系统性参加社会上有关商务活动呢？本课程将为企业提供系统而全面的商务活动策划、整合和执行的各种理论与方法、操作与实务以及各种实战技巧。 二、参加对象： 1、在企业中担任董事长、副董事长、董事、CEO、总裁、总经理、副总经理、总监及其他从事企业发展决策的其他高层管理人员。 2、在企业的战略规划、投融资、行政管理、人力资源、市场营销、公关、广告、企划、招投标、项目规划、招商、会展、活动、企业文化、客户服务、客户关系等部门担任主要负责人、中高层管理人员或部门从业人员。 3、在咨询、策划、公关、广告、投资、营销、中介、展览、展会、会务等专业服务公司专门从事策划工作的有关从业人员。 三、培训目标： 1、熟悉和掌握商务活动的特性，有针对性、策略性和系统性的组织或参加各种商务活动 2、熟悉和掌握商务活动策划的基本要求，使企业商务活动更有效率、更有价值和更有意义 3、熟悉和掌握商务活动策划的一般程序和文案写作，使活动更有利于操作和执行 4、熟悉和掌握商务活动的财务预算和经费控制技巧，降低项目成本，提高活动效益 5、熟悉和掌握商务活动策划、整合和执行方法与技巧，提高活动策划、整合和执行能力。 四、课程简介/特色： 1、系统全面的阐述大型商务活动策划、整合和执行的有关原理与方法、操作与实务 2、理论联系实际，结合企业的具体实际情况，如何自己策划活动和有针对性、策略性和系统性参加社会上有关商务活动 3、通过老师亲自策划和参与的案例分析和讨论，提高学员商务活动策划的实际操作技巧 五、课程纲要： 第一部分：商务活动的概念和特性 1.什么是商务活动 讨论：在我们生活和工作中哪些是商务活动？ 2.商务活动的类别 讨论：商务活动有哪些类别？ 3.商务活动的特点 案例分析：市场营销商务活动策划——会议营销 4.商务活动的效应 案例分析：危机公关活动、事件营销活动 5.商务活动的作用 案例分析：招商引资商务活动策划——会议招商 第二部分：商务活动策划原理与方法 1.什么是策划？ 策划的定义 策划的类别 策划的功能与作用 策划的基本原理 策划的构成要素 2.商务活动策划的九大法则 案例分析： 2008年北京奥运会 2010年上海世博会 广州亚运会 公司先进事迹先进员工表彰会 企业员工内部培训、拓展训练、考察研讨活动； 上级领导、政府部门、有关客户等考察接待活动； 企业新产品发布、产品促销活动； 3.商务活动策划的十大要素 案例分析： 公司年会 企业新春晚会 公司团拜会； 4.商务活动策划的六大步骤 案例分析： 公司新闻发布会 新品上市推广会 企业招商、品牌推广活动； 企业公关广告活动 5.商务活动策划书写作技巧 案例分析： 公司项目奠基 项目启动 项目竣工庆典活动 第三部分：商务活动项目资源整合策略 1.什么是资源 讨论：资源的定义、资源与财富的关系、资源的分类、个人资源、企业资源 2.资源存在的特点 社会性、继承性、主导性、流动性、不均衡性、有限性与无限性 案例分析：资源的存在 3.社会资源流动的基本规律 倍增学原理、网络学原理、传播学原理、人际学原理 案例分析：资源为什么可以被整合？ 4、商务活动项目资源配置要求 项目人员、项目资金、物质装备、信息传播 案例分析：接待一个欧洲投资考察团促成投资三家企业投资和产生上千万美元的贸易 5、商务活动资源整合途径与方法 讨论 第四部分：商务活动项目管理执行 1、什么是项目管理项目管理的定义 商务活动项目管理的特性 商务活动项目管理工作内容 商务活动项目管理运作流程 商务活动项目管理工具 2、商务活动项目团队管理 项目团队的含义 成功的项目经理 项目成员的平衡 项目团队沟通 项目团队文化 案例分析：介绍会、进展碰头会、嘱咐会 3、商务活动项目成本管理 商务活动项目成本计算方法 商务活动项目成本控制技巧 案例分析：商务活动的无中生有的赚钱之道 4、商务活动项目进度管理 时间管理：项目进度表 场地管理：选择、预定、布置 媒体宣传：广告、新闻发布 5、商务活动项目风险管理 风险与风险管理 商务活动项目风险确认 商务活动项目风险评估 商务活动项目风险控制 6、商务活动项目评估管理 项目评估：评估途径、撰写评估报告 第五部分：商务活动项目策划、整合与执行操作实务 1、会议营销活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析： 一次会议营销活动带来900万元的订单 2、整合营销传播活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析： 一个商业活动如何创造百亿收益 3、企业融资活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：招商活动策划 4、新品上市会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：因新品发布会一炮而红 5、公司年会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：年会出新意 6、新闻发布会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：一个企业新闻发布会带来的营销奇迹 7、开幕典礼活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 8、招待酒会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 9、研讨会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 10、展览会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 六、培训课时： 培训课时共2天12小时；第一天上午和下午各3小时；第二天上午和下午各3小时。 七、培训方式： 课堂讲授、案例分析、小组讨论、互动交流等。 七、主讲老师： 曹晓峰 教授、研究员、高级商务策划师、资深培训师、中国十大策划专家 著名个性化教育理论和实践家、创建中国个性化教育体系的先行者 国际个性化教育协会中国理事会 会长 中国个性化教育研究院 执行院长、研究员 中国商务策划师认证培训上海管理办公室主任 中国策划师俱乐部(https://www.cbsaclub.com)理事会理事长 复旦大学国际经营技术讲习所企业管理研修组委会副主任 北京人文大学策划系客座教授 上海师范大学人力资源开发与管理研究所商务策划研究室主任 上海思库教育科技有限公司(https://www.superschool.net)总裁 上海项联投资咨询有限公司(https://www.projectunion.net)董事长 八、联系我们： 上海思库教育科技有限公司 上海市浦东新区张杨路188号汤臣中心 电话：021-34121750 传真：021-51684568 网址：https://www.superschool.net 邮箱：superschool@126.com 项目经理：赵老师 手机：18930139271