中小企业如何降低采购成本

作者：刘靖

物料的采购成本居高不下。供应商送来的物料品质不稳定、交期不准时，这是许多中小企业存在的现实问题。

如何降低采购成本呢？

1．采购人员的选用

也许有人会说：“采购，不就是购买物料吗！谁不会呀？随便找个人就行了。”如果这样想，就大错特错了。在物色采购人选方面，远没有想象的那样简单。

有采购技能的人，可能会因为忠诚度不够而在回扣方面做文章。羊毛出在羊身上，采购人员吃的回扣需要企业为之买单；靠得住的人，可能会因缺少采购方法造成单价偏高、供应商交期不准或质量不稳，从而增高采购成本；也有一些既有采购技能又有忠诚度的采购员，可能会因经不住供应商多种形式的“糖衣炮弹”轰炸而被拖下水去，最后成为企业最大的蛀虫……

采购人员挑选不慎，会给企业造成意想不到的损失。

（1）挑选采购人员的误区

误区之一：亲信为主。

许多企业的老板认为现在的社会存在“诚信危机”，害怕让外面的人负责采购工作，会因诚信问题而让企业蒙受损失，只好在亲友里面使用采购人选。即便出现“回扣”现象，也是“肥水不流外人田”。

这样的弊端常常造成采购人员因能力、经验不足或主动性不够而出现价格、交期、品质方面的困惑，给企业造成不应有的损失。

深圳有家私营企业，采购主管是老板的亲外甥。这位信得过的年轻的亲外甥，工作的主动性不够，不管事情有多重要，常常下班后就关手机，再重要的事情也难找到他的人影，像人间蒸发了一样。弄得老板无可奈何。

误区之二：听话者优先。

小废是个听话型的员工，用同事的话说，“领导让他往东他不往西，让他打狗他不撵鸡”。这样老实听话的员工，让经理很喜欢。于是，小废被安排到让不少人垂涎三尺的采购岗位。

采购岗位需要的是信息灵通、会杀价、善于沟通的人，小废表现出的却是实实在在的老实。因为他的老实巴交，常常被能说会道的供应商给“忽悠”，让企业为他的老实巴交做买单的“冤大头”。在连续几次给企业造成不应有的损失后，经理不得不将他从采购的岗位挪到别的地方。

误区之三：“伪忠诚”。

会说白话的小曾，是一家台资企业的后勤总管兼采购。

为了博得台湾老板的信任，头脑聪明的小曾发挥广东人的专长，在购买小批量物品或小东西时，极尽杀价之能事，还懂得什么时间买什么东西比较便宜（比如，晚上的时候去市场买肉，要比早上便宜许多，他就在晚上时间去买食堂要用的肉），确实给工厂节省了一些钱。对节省下来的钱，小曾表现出十足的忠诚与清廉，如数交给老板娘。这让老板把他视为“和老板最一心”的忠诚干部。

1996年，那家企业的台湾老板和香港一个贸易公司合资，在东莞市开办另一个工厂。新工厂的筹办工作由台湾老板负责。在老板面前表现得极为忠诚的小曾，理所当然的成为新工厂需用物品的采购者。

新工厂投产不久，香港贸易公司的老板听说了物品采购方面的一些端倪，于是安排财务核查账目。清查结果让人吃惊，新工厂购买的一些大宗或大件物品，其价格要比市场价格高出许多。小曾因此被炒了鱿鱼。

直到这时，台湾老板才恍然大悟：原来小曾的忠诚是伪装的。他在买小东西方面表现的很清廉，以此博得老板的信任，然后在购买大宗物品时狠做手脚。头脑简单的台湾老板被“忠诚”的小曾刷了一把，成了名符其实的“冤大头”。

（2）从侧面隐蔽观察采购人员

挑选采购人选是简单而又复杂的事情。说其简单，是因为采购工作一般智商的人都能做。说其复杂，是因为这项工作的特殊性。对于素养不高又缺乏定力的人来说，很容易在物质诱惑面前蜕变自己。

在使用采购人员方面，既要大胆放手，又要制订监督机制进行有效的约束。监督机制既是保护采购人员少犯错误，又是预防采购漏洞的管控措施。

同时，企业负责人还要针对不同情况，采用多种方式（包括一些隐秘手段）的监督措施。

2．采购人员的心态与技能

一个合格的采购人员，心态和技能同样重要。所以，职业道德和行为规范方面的教育不能少。

（1）职业道德教育不能少

对采购人员的职业道德教育要结合学习法律知识进行。当他们知道拿供应商的回扣和接受贿赂都是犯罪时，也能警示其收敛一些行为。

（2）采购技能培养不能忽视

提升采购技能是采购人员重要的职业组成部分。

网络搜索技能：

在供应商信息搜集方面，网络早已显示出它的独特优势和不可替代性。目前常用的搜索引擎是百度和谷歌。但网络搜索引擎的信息量大，如果要准确搜索自己想要的信息，就需要掌握一定的技巧才能事半功倍。

★关键词搜索法。

在网络上搜索一个词语或句子时，会带出与此相关的许多信息。而这些信息的价值很小，如果一个一个的看，会浪费许多时间。这时候，你在搜索前最好能先思考一下，多输入几个与你要搜索的内容相关的关键词，中间用空格隔开。

比如，你要给公司阅览室购买几本适合员工成长阅读的励志书《跟上上司脚步》，如果只输入书名跟上上司脚步，就会搜索出许多与“跟上上司脚步”、“跟上”、“跟上上司”、“上司脚步”、“脚步”等相关的信息。可能大部分的信息与《跟上上司脚步》这本书无关，白白浪费你查询的时间。如果你想搜索的既快又准，就要将这本书的作者名字或者出版社名称一起输入进去。比如：跟上上司脚步作者刘靖 企业管理出版社。这样搜索出来的信息就全是《跟上上司脚步》的书本信息，许多售书网站和新华书店关于《跟上上司脚步》的销售信息、价格、打折情况等，都会展示在你的电脑屏幕上，让你快捷买到需要采购的物品。

★加引号搜索法。

一般网络引擎搜索信息时，如果输入的字串过长，可能会被引擎分成若干个词语，无形中扩大搜索的范围，搜索界面会带出许多不相关的信息。如果给搜索的词语加上双引号（例如“跟上上司脚步”），就能避免被分隔的现象。

除此之外，还要多上网，了解更多的与本职工作相关的信息。

询价技能：

询价，也就是了解购买物品的价格。随着网络的普及，询价已经变得简单。但询价需要一定的耐心。特别是初次购买某一物品时，更需要多找一些商家询问，掌握商品的基本价位，免得吃亏。

货比三家：

货比三家除了比价格外，还要比物品的质量。越是大宗购买的物品，越要多做对比，谨慎处理。

性价比：

性价比不是简单的性能和价格的对比，是从多方面进行考量。通常参考的内容是：价格、质量、稳定性、交期、供应商的信誉度等。

信息灵通：

及时了解所购物料的行情变化，能从多方面分析，总结规律。

供应商开发：

平时要积极开发新的供应商，以备不时之需。

优化供应商：

采购员要具备优化供应商的能力。对那些供货不及时、质量不稳定、价格优势小的供应商，在找到合适的替代供应商后，要征求领导，及时优化。

价格谈判：

在和供应商洽谈价格时，要注意几个因素。

★前期做足功课。

在洽谈之前，要多了解其它商家同类物品的价格，做到心中有底。同时应了解该商家的信誉度，是贸易商还是直接销售。

★揣摩对方心理。

过于热情会让商家觉得你很在乎他们，这不利于杀价。相反，越是要买他的东西，越要装作无所谓。

★分段报价。

让对方报出3个或以上不同批量的价格。

★留下余地。

价格洽谈不能如愿时，不要把话说死，给以后商谈留下后路。

★结算模式。

大宗物料尽可能采用月结或更长时间的结算。

综合知识：

采购人员的综合知识越全面，对高质高效完成采购工作越有帮助。

★知识面宽泛。

宽广的知识面能让你站在更高层面处理采购工作。

★懂产品国标和法律常识。

要了解国家对产品质量规定的标准和相关的法律知识。

★了解常用产品配件的通用性和替代品。

（3）采购人员的沟通与服务内部客户意识

对从事采购工作的人员来说，沟通能力和对内部客户的服务意识是不能少的。

强化沟通意识。

沟通能力弱或主动性欠缺，都会造成信息断层，影响工作正常进行。不管是与供应商还是与内部使用物品的部门或仓库，都需要及时、有效的沟通。

服务内部客户的意识。

企业内所有使用物品的部门，都是采购人员的客户。当内部客户对采购物品提出质量与交期问题时，只要是客观存在的事实，采购员就要认真对待，及时和供应商沟通，尽快解决问题。

3．克服无序采购

在中小企业，因无序采购造成的物料积压给企业造成了一定的成本压力。企业负责人要督导采购人员，切实克服无序采购问题。

（1）采购的计划性

对于采购生产性物料来说，采购计划要建立在生产计划的基础上，并与财务、生产线、仓库相关负责人做好沟通，做出切实可行的采购计划。

（2）物料到位的及时性和合格率

事实证明，有些无序采购是因为供应商送来的物料合格率低或不及时造成的。有的是因为供应商诚信度不够，也有的是采购人员与供应商沟通不主动造成的。

改变此类状况的方式：

与供应商沟通：

良好的信息交流能改变供应商的合作质量。必要时，可向供应商的最高负责人投诉，请高层领导干预相关人员的责任心、配合度和对客户的服务意识。

加强内部协调：

加强与仓库、质检部门沟通，请来料检验人员及时检查来料质量，仓库人员及时反馈供应商的送货信息。

开发备用供应商：

如确因供应商配合不力又不能积极改善，就要考虑更换供应商。

4．供应商开发与优化

以前我在台资企业任职时，有个台湾老总说过这样几句话：“男怕入错行，女怕嫁错郎，采购人员最怕选错供应商。”由此看来，开发供应商并非想象中那样简单。

开发和优化供应商不仅是采购员的工作职责，更是企业负责人工作的重要组成部分。这既关系到成本控制，也影响到来料的质量和产品的交期。

（1）供应商开发与甄选

开发与甄选供应商需要采购人员做好前期工作，提供真实可靠的资料与数据，最后由领导层拍板。

在开发新供应商时，要考虑下列因素：

★打样的及时性。

★送样板的时间。

★样板质量。

★配合度。

★价格。

★供应商的美誉度。

★信息反馈的及时性。

★结算方式。

（2）建立供应商考核机制

适时、适度考核供应商，既能稳定来料的品质和交期，也能促进供应商自身的发展。

在实施考核前，要将考核内容先列好表格。

表6-1  供应商考核项目（草）表

说明：此表格内容仅供参考。实际运用时，可根据具体情况，灵活调整相关栏目及内容。

表6-2  供应商考核（评估）表

供应商考核评估表

供应商编号：                            考核周期：     天

填表人：                         审核人：                 核准人：          

（3）供应商优化

在考核的基础上，对供应商在各方面的综合表现进行分类，划分为ABCD四个级别。A级供应商为首选合作对象，经观察如能稳定，可给予免检待遇；B级属于可信任的供应商；C级供应商需要加强辅导提升；D级为要淘汰的供应商。

如D级供应商提供的是特殊部件，在淘汰之前，则要确定能够完全代替的供应商，以免造成物料供应脱节现象，给生产造成不应有的困扰。

5．如何实施阳光采购

实施阳光采购是控制采购成本的有效措施之一。

（1）采购人员的阳光心态

私心人人都有。对采购人员来说，如果任私心膨胀，很快就会走上犯罪的道路。

如何抑制采购人员的私心？

这需要从两个方面进行。一是单位制订相关的限制私欲膨胀的制度和章程，并且寻找正面的和负面的（因吃拿回扣等走向犯罪道路）案例加强教育，让这些理念深入到每个采购从业者的心里；二是需要当事人自己加强素养修炼，让自己光明磊落起来。

“手莫伸，伸手必被捉。”这句话采购人员一定要牢记心上。

对从事采购工作者来说，阳光心态包括：

★感恩的心态：安排在采购岗位上的人，都是领导最信任的员工。你能得到这样的机会，就要用感恩的心回报领导的信任，一心为公司着想，尽职尽责做好本职工作。

★无私的心态：控制、弱化私心，是每一个采购人员应该努力坚持的。

★负责的心态：负责任做工作，是高效完成采购任务的基本保障。

★服务的心态：采购是为全公司的部门解决物品需求问题做服务的，要积极主动、谦虚友好、宽容别人的抱怨，竭诚服务于每一个有采购需求的部门。

★合作的心态：与相关部门精诚合作，表现出的是大局观念和集体主义精神。这是职业素养的客观体现。

（2）客观与主观的辩证统一

客观，是行为的外在体现；主观，是行动的思想基础。

看完下面的案例，你就明白“客观”和“主观”的区别了。

思想消极的小张和思想积极的小刘，在同一家公司做采购员。看看他们的做事方式和效果有什么不同。

领导让采购员在购买物品时货比三家，思想消极的小张为了应付领导，随便弄来3家供应商的报价单，拿给领导裁决。在小张的印象中，这样就是执行领导指示了。

现实工作中，不少采购员就是像小张这样应付工作的。

再看看思想积极的小刘是怎样执行领导关于“货比三家”的指示的。

小刘虽然也是在按照领导的指示进行货比三家，在寻找供应商时，他没有局限在“三”上，而多方努力找到多个商家，然后从性能、价格、结算方式、商家的信誉度等方面进行对比，最后从多家厂商中优化出3家与本公司的要求较为接近的商家报价单，根据实际情况，在报价单上分别标出ABC，之后拿给领导裁决。

从客观上讲，小张和小刘都在执行领导提出的“货比三家”的指示，仿佛结果不相上下。而就两个人工作的价值来看，显然是小刘给领导提供的报价单更有价值，既增加了选择厂商的准确性和可靠性，又节省了领导思考、判断的时间。这就是“主观”所起的作用。

在这个案例中，小刘真正做到了客观与主观的辩证统一。

（3）走出“货比三家”的误区

从“货比三家”的字面来看，心态积极和心态消极的员工，理解出的含意可能会相差很远。上面案例中的小张和小刘，就是典型的例子。这也是词语的“内含”和“外延”在作崇。

如果你是采购人员，建议你参考一下小刘的做法，从词语的“外延”理解“货比三家”的含意。

【说明】

本文摘自刘靖教授2013年10月出版的管理著作《适用的才是最好的：中小企业管理之道》。

《适用的才是最好的：中小企业管理之道》一书，已被常州信息职业技术学院选定为经贸管理学院“中小企业管理剖析”课程教材，该学院管理专业近20个班级全部使用本书做为教材。

图书信息：

适用的才是最好的——

中小企业管理之道

。

--------中国电力出版社出版，全国新华书店发行。

基本信息

作者:刘靖

责任编辑:刘红强

出版社: 中国电力出版社;

版次：第1版

出版日期：2013年10月1日

平装: 218页

语种： 简体中文

开本: 16

定价：35元

ISBN: 987-7-5123-4904-9

条形码: 97875 12349049

商品尺寸: 23.4 x 16.2x 2 cm

商品重量: 358 g

品牌: 中国电力出版社

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图书特色：

《中小企业管理之道》由中国电力出版社出版。《适用的才是最好的:中小企业管理之道》从分析中小企业管理现状入手，从企业文化、人员高效管理、生产高效管理、成本控制、品牌管理等方面介绍了一套“适用式管理”方法，以启发中小企业开发适合自己发展的管理思路，帮助他们找到最适用的管理方法。

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作者介绍

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刘靖：中小企业管理专家..经管作家..北京大学汇丰商学院客座教授，国务院国资委研究中心特聘讲师，时代光华特聘讲师，实战型管理培训专家..13年台资美资港资企业管理经验，有6千人规模台资生产经理任职经历（旺季超过1万人）.8年管理咨询、培训经验.任职咨询公司董事总经理6年、首席讲师5年。“适用式企业管理模式”研究中心主任..

刘靖教授已创作完成管理专著8部，其中《适用的才是最好的：中小企业管理之道》中国电力出版社2013年10月出版、《做正能量员工》广东旅游出版社2013年10月出版、《给你一个团队，如何提升士气》人民邮电出版社2013年9月出版《跟上上司脚步：高效工作密码》企业管理出版社2012年5月出版、《带着答案来找我》广东经济出版社2011年12月出版、《中式快餐管理模式建立》江苏美术出版社2014年7月出版。创作完成官场类、商战类长篇小说6部，大型电视剧本1部..

北京大学汇丰商学院客座教授..

国务院国资委研究中心特聘讲师..

时代光华特聘讲师..时代光华图书有限公司签约著作人..

中小企业管理变革及现场改善专家..

民营企业成本控制与生产改善资深顾问师..

多家企业管理咨询、培训机构重点合作讲师..

刘靖教授出版著作

目录

1．《中小企业管理之道》

2．《做正能量员工》

3．《给你一个团队如何提升士气》

4．《跟上上司脚步：高效工作密码》

5．《带着答案来找我》

6．《中式快餐管理模式建立》

1993年以前从事教师、新闻、政府办主任工作，精于公文写作，有上百万字新闻作品在《人民日报》、《河南日报》、《周口日报》等中央及省市几十家媒体发表。 刘靖教授创作管理专著8部：《中小企业管理之道》、《跟上上司脚步：高效工作密码》、《带着答案来找我》、《给你一个团队 如何提升士气》、《做正能量员工》、《中式快餐管理模式建立》.

刘靖教授主讲品牌课：

《中小企业利润倍增模式》3天，《生产管理与现场改善》3天，《企业管理变革》3天，《中国式领导艺术》2天，《中国式执行艺术》2天，《中国式人员管理艺术》2天，《中国式沟通艺术》1-2天，《公文写作》1-2天。

刘靖教授以前讲授课程：

《高效工作技巧》、《低成本卓越现场打造》、《中小企业赢利模式》、《如何降低制造成本》、《如何提高生产效率》、《工作没有借口》、《80后90后员工高效管理》、《民营企业高效管理与成本控制》、《中坚管理胜任力提升》、《高效执行力》、《高效时间管理》、《高效沟通艺术》、《现场管理与现场改善》、《内部沟通与效率提升》、《打造不找借口找方法的高效团队》、《解读“如何建立中式快餐管理模式”》、《好士气好业绩——解读“培养员工工作激情”》、《如何培养员工忠诚度》、《管理干部创新能力提升》、《杰出班组长》、《培训讲师授课艺术》、《生产干部提升之道》、《执行力与业绩提升》、《思维创新与工作效率提升》、《6S管理培训教程》、《打造高效高能管理团队》、《生产成本控制与效率提升》、《生产成本控制》、《如何培养高效能员工》、《TTT内部培训师授课技巧》、《员工如何与公司相处》、《压力与情绪管理》、《优秀员工的职业责任与服务意识》等。