应对五种降低会议中效率的行为

1.      讨论离题

有些小组成员有脱离主题的倾向。有时，这些脱离讨论中心的离题是无意的。此外，当小组或小组成员希望避免需要解决某个主题时，也会发生离题。

如何解决：

- 执行会议日程，当讨论严重离题时，请大家参照相应主题和时间

-  在白纸上写下主题/日程表，并将它们张贴到整个讨论过程中所有成员可以看到的位置

-  请大家参考基本原则，如“保持讨论不要离题”

- 问“我们在这个话题上遇到麻烦。是什么原因导致讨论难以进行？”

2.      讨论不充分

在团队会议中，有些团队成员表现出过于强调任务驱动的行为，这些人通常对过程问题缺乏耐心。该行为包括在小组考虑不同观点之前，对某个问题及其解决方案做出个人决定，催促小组匆忙做出决定和阻碍进一步分析和讨论问题。

如何处理：

-  不施加不适当的压力

-  使用建设性反馈反对这些草草了事的人

-  询问大家是否已经感到已经充分讨论

3.      “一言堂”式会议

一些主导者每个话题都发言，而且谈话内容偏长，并语气强势地陈述自己观点，结果造成其他人参与程度降低的趋势。

如何处理：

-  采用鼓励平等参与的发言方式（例如，为团队成员留出书写问题回答的时间，然 后让每个人讲述自己写的内容）

- 首先感谢积极发言者，然后转移话题，如“小李，我们已经听取了你的观点，因此我想我们也应该听一下其他人的观点。”

-  采用肢体语言 － 采用移动和眼神将注意力转移到其他人身上

- 设定平等参与的基本原则可以帮助管理学员

4.      会议发生僵持难以推进

会议开始时发生此问题表明团队不清楚具体任务，或小组成员还不太习惯于一起进行公开的讨论和决策；当试图做决定时发生此情况，可能表明决定不是大家一致同意的结果，或可能意味着小组没有明确的计划，而且不知道下一步做什么。

如何解决问题：

- 让小组停下来反思会议或项目是如何进行的

- 说“让我们回顾一下任务，并确定每个人都清楚任务内容。”

- 说“让我们仔细检查计划并确定接下来要做什么。”

- 说“我们如何转移到下一个问题上？什么事阻碍了我们继续前进？”

5.      会议缺乏共同参与

缺乏参与通常表现为在会议上不说话，那些不愿意参与的人员可能需要时间思考，以便回答问题，提出想法或更好的解决方案。性格内向的人与性格外向的人共同参加的会议上往往会出现此问题。

如何处理问题：

- 提前发会议日程表，以便不善表达的团队成员/内向者进行提前准备

- 如果可能，将讨论或任务分为若干单独的子任务进行讨论

- 提醒大家参照会议规则，如“我们还没有听到所有人的意见。是否还有其他人对此有想法？”

-  直接询问没机会表达的与会者，“小李，你在这个问题上有什么建议？”