企业员工在实际工作中的表现与被要求的表现之间存在差距只是培训的“压力点”，表明的只是培训需求的可能性，并不能保证培训就一定是解决问题的正确途径。只有当出现的问题通过培训能够得到最有效地解决时，企业才应当进行培训，这是培训需求的必要性分析。
企业可以采用差距分析法对真实的培训需求进行判断（见图2）。首先，集中所有组织、任务和个人三方面信息进行归类整理。主要区分两类信息，一类是关于工作行为、态度、结果等方面的标准，另一类是关于工作行为、态度、结果等方面的现状。其次，确认员工现实的工作行为、态度、结果与理想的工作行为、态度、结果之间是否有差距，差距程度的大小。再次，确认差距来源。工作行为、态度、结果等方面差距产生的原因多种多样。例如，某生产部门同样是次品率高出标准的1%，原因可能是员工技能不足所致，可能是员工连续劳作得不到休息的结果，还可能是设备老化的结果，或者机器设备设置不合理所产生，甚至是员工对某项新出台制度不满的结果。这需要整合所有相关信息进行分析，识别是培训还是非培训因素产生的差距。最后，应针对不同原因所导致的差距选择恰当的干预措施以消除差距。一句话，差距来源于培训则采用培训干预措施，否则应采用非培训干预措施。
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