第一条 总则
 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室秘书人员收发、分办、用印、立卷。各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保公司机密安全。
第二条 公文种类主要有：
（一） 请示
请上级指示和批准，用“请示”。
（二） 报告
向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
（三） 指示
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
（四） 布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
（五） 批复
答复请示事项，用“批复”。
（六） 通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
（七） 通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
（八） 决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
（九） 函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
（十） 会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
第三条 公文格式
公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定。
公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。
（一） 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
（二） 向政府主管机构请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个政府主管机构时，可以用抄报的形式。
（三） 发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。
（四） 公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。
（五） 公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。
（六） 收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文应将主办单位排列在前。
（七） 文字一律从左至右横写横排。
第四条 行文关系
（一） 对上级党、政、工、团、妇联组织的请示或报告，用相对应的名义发文。
（二） 对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。
（三） 内部行文，可按问题的种类和性质，用成员公司或部门名义行文。部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。
（四） 按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各成员公司和各部门，不直接发到成员公司的下属子公司。
（五） 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
第五条 收文处理
一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
（一） 政府机构发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由秘书统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。
（二） 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人员之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
（三） 凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
（四） 加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
（五） 领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交秘书人员立卷归档。
第六条 发文处理。
一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
（一） 草拟公文的要求：
1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。
2.情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
3.引用的公文要写明原文件的发文机关、公文编号、标题和发文时间。
4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
5.数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
6.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四为“(1)”。
7.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
（二） 公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。办公室审核的重点：
1.是否需要行文。
2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本公司发过的公文是否衔接。
3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
4.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。
（三） 公文签发。公司行政文件，由常务副总经理签发。重要文件，由最高行政领导签发。
（四） 公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
（五） 签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
（六） 公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。
（七） 公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。
第七条 公文存档
公文办理完毕后，要及时送交档案管理人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。
第八条 公文的管理
（一） 各单位要有专人负责公文的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好公文的管理工作。严禁将秘密公文带往公共场所或家中。公文传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。
（二） 公司的公文由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，总经理签发。
（三） 文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
（四） 文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。
（五） 属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
（六） 文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，经文件接收人签字确认后，向文件签发人报告报送结果。
（七） 外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
（八） 传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。
特别说明：
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